Chi lavora in ufficio lo sa: le giornate spesso scorrono più veloci del previsto, e tra un messaggio, un’interruzione o un compito imprevisto, si arriva a fine giornata con l’impressione di non aver concluso nulla. I “ladri di tempo” sono tra i principali responsabili di questa sensazione, interferendo con la produttività e rendendo complicato rispettare le scadenze. Vediamo insieme come riconoscerli e gestirli in modo efficace.
LA MIA ESPERIENZA
Quando lavoravo in un open space di quaranta persone ero circondata da ladri di tempo. Per difendermi avevo creato un cartello a 4 facce e lo esponevo sulla scrivania: "Non disturbare, sto facendo una cosa difficile" / "Non disturbare, sono in fase creativa" / "Non disturbare, sto salvando il mondo" / "Disturba pure, sono in un momento buono". Per essere meno scontrosa li avevo corredati di simpatici disegnini, ma quel cartello ha salvato molte vite, non solo la mia.
I ladri di tempo in ufficio sono elementi che deviano l’attenzione dai compiti principali, interrompendo il flusso di lavoro e causando continue perdite di focus.
Ecco i principali:
La consapevolezza è il primo passo per gestire i ladri di tempo. Inizia monitorando il tuo tempo per una settimana: prendi nota delle attività e delle distrazioni che si presentano. Usa uno strumento di time tracking per registrare quanto tempo impieghi su ogni compito e verifica quanto tempo spendi su messaggi, email o incontri. Questo esercizio ti aiuterà a prendere coscienza di quante ore vengono effettivamente spese in modo produttivo e di quali sono le cause più frequenti delle tue continue interruzioni.
Per evitare l’interruzione continua data dalle chat, definisci degli slot di tempo dedicati per leggere e rispondere ai messaggi. Comunica ai colleghi che consulterai le chat in momenti specifici, salvo casi urgenti. Questa pratica permette di restare concentrati sui compiti e rispondere ai messaggi in modo più ordinato. Disattiva le notifiche temporaneamente o sfrutta la modalità “Non disturbare” per non essere tentato. Spesso scoprirai addirittura che in assenza di una tua immediata risposta quel problema si è magicamente risolto da solo.
Le interruzioni causate dai colleghi sono spesso inevitabili, ma è possibile ridurle stabilendo alcune regole. Una soluzione semplice è adottare un
segnale visivo, come delle cuffie o un cartello, per indicare quando non sei disponibile. In alternativa, pianifica un breve “ufficio aperto” ogni giorno:
stabilisci un’ora in cui sei libero per le domande veloci. Questo ridurrà le interruzioni improvvise e concentrerà le richieste in un momento specifico.
Per evitare che le riunioni si trasformino in lunghi momenti di discussione inconcludenti,
stabilisci un obiettivo chiaro e condividilo in anticipo con i partecipanti. Pianifica la riunione in base al
tempo strettamente necessario e segui un ordine del giorno puntuale.
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Pianifica riunioni efficaci e libera tempo prezioso.
Le “stand-up meeting” di massimo 15 minuti possono essere una buona pratica per evitare riunioni lunghe, riservando i momenti di confronto estesi solo ai progetti più complessi.
Evita di controllare la posta in entrata continuamente. Imposta delle fasce orarie dedicate alla gestione delle email, limitando il controllo a tre momenti nella giornata (inizio, metà e fine giornata). Creare delle regole automatiche per classificare le email aiuta inoltre a dare priorità ai messaggi importanti, riducendo il tempo sprecato su comunicazioni poco rilevanti.
I ladri di tempo possono influire sulla nostra capacità di portare a termine i compiti, aumentando lo stress e riducendo la produttività. Implementare delle piccole modifiche nella gestione di chat, riunioni, interruzioni e email può fare la differenza e aiutarti a lavorare in modo più efficiente. Organizza il tuo tempo in ufficio con consapevolezza, mantenendo il controllo delle tue giornate e massimizzando il tempo a tua disposizione.
Già il nostro primo incontro è stato super utile, sto riuscendo a rispettare tutti gli orari, a dare delle priorità e a organizzare le emergenze. Parlare con Valentina è stato determinante per uscire dal baratro dell'iperattività. Nonostante sia pieno di lavoro, non sto andando in affanno, riesco a gestire bene le richieste dei pazienti e mi sto tenendo i miei spazi.
"Valentina mi ha cambiato la vita! La mia incapacità di ridurre il disordine imperante in casa mia stava diventando un problema. Sono bastati pochi incontri per sbarazzarmi di borse e borse di inutile ciarpame, ma soprattutto per ordinare tutto ciò che ho secondo un criterio razionale; in questo modo non impazzisco più nel cercare ciò che mi serve, la casa ha un aspetto gradevole e provo un senso di pace interiore. Valentina mi ha insegnato a mantenere l’ordine ottenuto affinché io sia autonoma."
"Valentina è una professionista di alto livello. Estremamente preparata, coniuga passione, energia e creatività. Probabilmente però ciò che la rende davvero preziosa è la sua sensibilità umana, una caratteristica che conferisce un tocco unico al suo lavoro".
"Valentina è davvero una persona molto professionale. L'ho contattata per mettere fine al disordine che avevo all'ingresso, che stava diventando davvero imbarazzante, ma lei non mi ha mai fatta sentire a disagio. Il progetto che mi ha presentato era molto ben fatto. Consigliata!"
Equilibrio Creativo di Valentina Di Chiara
Professional organizer senior qualificata APOI id. 311
professione regolamentata dalla Legge 4/2013
P.IVA 05467950266
